Hướng dẫn cách sắp xếp và lưu chứng từ kế toán Thuế

Là một kế toán Thuế bên cạnh nghiệp vụ chuyên môn thì bạn còn cần phải biết cách lưu chứng từ một cách khoa học. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn mà còn giúp bạn thuận tiện hơn trong công việc nữa. Vậy phải sắp xếp chứng từ như thế nào?

Cách sắp xếp và lưu chứng từ gốc

Hàng tháng, hàng quý kế toán đều phải làm bảng kê khai thuế đầu vào và đầu ra. Vì vậy bạn cũng nên sắp xếp chứng từ gốc dựa theo thứ tự trong bảng kê này để thuận tiện cho việc theo dõi. Cụ thể cách lưu trữ và sắp xếp như sau:

– Kẹp hoá đơn bán ra cùng với các loại chứng từ thanh toán như giấy báo có, phiếu thu,… Ngoài ra, bạn cũng có thể kẹp thêm một vài loại giấy tờ khác như thanh lý hợp đồng (nếu có), hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho,…

– Kẹp hoá đơn mua vào cùng với giấy đề nghị thanh toán (có kèm theo hợp đồng), phiếu nhập kho và các loại chứng từ thanh toán như giấy báo nợ, phiếu chi, uỷ nhiệm chi.

– Đối với các loại hàng hoá bán chịu bạn nên kẹp cùng với phiếu xuất kho kèm hợp đồng thanh lý, phiếu hạch toán hay phiếu kế toán.

– Kẹp riêng chứng từ theo từng tháng, từng quý và có ghi chú rõ ràng ở bên ngoài để việc tìm kiếm được dễ dàng.

Lưu chứng từ loại cần có đầy đủ chữ ký và đóng dấu chức danh (nếu có).

Chứng từ cần được sắp xếp khoa học

 

Cách lưu chứng từ, báo cáo đã nộp cơ quan thuế

Ai làm kế toán thuế thì đều biết rằng các loại báo cáo Thuế khi nộp cho cơ quan Thuế đều phải nộp theo từng kỳ chứ không nộp riêng lẻ. Vì vậy, việc lưu chứng từ theo năm sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm kiếm. Chứng từ của năm nào sẽ đi kèm theo báo cáo của năm đó.

Việc của một nhân viên kế toán Thuế là sắp xếp chúng lại theo một cách khoa học như sau:

Lưu chứng từ theo từng năm, mỗi năm lưu ở một folder riêng.

– Trong một folder lại chia thành các file nhỏ dựa theo từng loại thuế khác nhau.

– Tạo một file riêng dùng để lưu các loại văn bản có liên quan đến cơ quan thuế.

Cách sắp xếp các hợp đồng kinh tế

Cũng tương tự như bảng kê khai thuế, bạn cũng nên sắp xếp theo hợp đồng đầu ra, hợp đồng đầu vào. Kiểm tra đầy đủ các loại giấy tờ liên quan đến hợp đồng chẳng hạn như thanh lý hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hợp đồng.

Hệ thống thang bảng lương và hợp đồng lao động: tất cả đều phải có đầy đủ chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp.

Các loại quyết định như tăng lương, quyết định điều chuyển công tác, quyết định bổ nhiểm.

Tất cả các loại giấy tờ này đều cần được lưu trữ trong một bộ hồ sơ riêng để tiện đối chiếu khi cần.

Sắp xếp chứng từ để tiện đối chiếu về sau

 

Cách lưu chứng từ hồ sơ pháp lý

Đối với các loại giấy tờ liên quan đến hồ sơ pháp lý, bạn cần phải lưu đầy đủ cả bản gốc và bản photo có công chứng.

Lưu trữ các loại công văn đi, công văn đến có liên quan đến cơ quan thuế.

Hiện nay để thuận tiện hơn cho việc lưu chứng từ, bạn cũng có thể tìm đến công ty dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ chứng từ số 1 Việt Nam. Tại đây, mọi chứng từ của bạn sẽ được lưu trữ một cách khoa học nhất. Hãy thử tìm hiểu và áp dụng cho công ty của mình bạn nhé.

 

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: +84 28 6258 9547 – +84 28 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

Leave a Reply